Software Escrow

Software Escrow stellt einen integralen Bestandteil einer Business Continuity Lösung dar. Escrow ist hierin essentiell, um alle Parteien eines Lizenzvertrages angemessen zu schützen.
Der neutrale Escrowdienstleister hinterlegt den Quellcode der Applikation, Dokumentation und zusätzliche Informationen and gibt das Material bei Eintreten festgelegter Ereignisse frei.

Alle Fragen zu Escrow Agreements

Software Escrow Vereinbarungen gehören zu den meist verwendeten und spielen insbesondere für Lizenznehmer eine entscheidende Rolle. Der Terminus «Lizenznehmer» ist sehr weit gefasst. Es kann sich dabei um OEMs, Einzelhandel, Großhandel oder eine Platform handeln, die angehalten sind, den fortlaufenden Betrieb einer Software sicherzustellen. Zunehmend nutzen Banken, Venture Capital Geber, Investoren und Finanzdienstleister Escrow Vereinbarungen, um ihre Investitionen in Softwarefirmen zu schützen.

Software Escrow

Single License Agreement

Multi License Agreement

Passive Escrow

Software Escrow

Die Hinterlegung von Software Quellcode kann entweder physisch oder digital via Upload auf unser militärisch-gesichertes, verteiltes Netzwerk erfolgen.

1. Einführung - was ist Software Escrow?

Software Escrow besteht aus einer formal-rechtlichen und einer technischen Komponente. Es dient zur Absicherung von Investitionen geschäftskritische Softwareanwendungen. Immer wenn Ihr Unternehmen eine Software kauft, erhält sie in der Regel nur die ausführbare Anwendung, welche in Ihrer IT Umgebung läuft, nicht jedoch den zugehörigen Source Code der Anwendung oder benötigte Dokumentationen um diesen zielführend einsetzen zu können. In den meisten Fällen ist der Lizenzgeber zudem aufgrund eines Service Level Agreements oder einer Wartungsvereinbarung zur Pflege und Wartung der Software verpflichtet.

Was würde also passieren, wenn sich die Bedingungen der Zusammenarbeit zwischen Ihrem Unternehmen und dem Lizenzgeber ändern? Sei es, dass der Lizenzgeber sein Geschäft aufgibt, seine Assets an einen Ihrer Wettbewerber veräußert oder einfach aus anderen Gründen seine Wartungsverpflichtungen nicht mehr erbringen kann.

Ohne Zugriff auf den Source Code der Software, können Sie die Wartung und Pflege der Software weder übernehmen noch an Dritte auslagern. Dies führt dazu, dass Ihre Investition womöglich wertlos werden. Sie werden noch in der Lage sein, die Software für eine Weile zu nutzen, doch bald werden Bug-Fixes, Sicherheitsupdates oder andere Anpassungen erforderlich um die Software weiterhin problemlos nutzen zu können. Mit dem Source Code, der vollständigen Dokumentation und einer Build-Anleitung, können Sie auf Ihren Notfallplan zurückgreifen und die Geschäftskontinuität Ihres Unternehmens gewährleisten. Dabei unterstützt German Escrow tagtäglich ihre Kunden.

Software Escrow unterstützt Sie beim Schutz Ihrer Investitionen, reduziert finanzielle und rufschädigende Risiken und trägt zu Ihrer Disaster Recovery und Business Continuity Strategie bei.

2. Wie funktioniert Software Escrow?

Sobald Sie das mit Ihrer Softwareanwendung verbunde Risiko, durch eine Benchmarkanalyse nach Industriestandards beurteilt haben, wird Ihnen German Escrow dabei helfen diese Risiken durch gezielte Auswahl einer passenden Escrow Lösung zu minimieren und den Implementierungsprozess umzusetzen. Wir werden Ihnen Vertragsvorlagen zur Verfügung stellen und Ihnen eine passende Verifikationsstufe vorschlagen.

Sobald die passende Lösung gefunden ist, werden wir den Implementierungsprozess zwischen dem Lizenznehmer, dem Lizenzgeber und der German Escrow beginnen. Nach der Umsetzung der Vereinbarung durch alle Parteien, wird German Escrow das Material vom Lizenzgeber entgegennehmen und die gewünschte Verifikationsstufe am Material durchführen. Im Anschluss an den erfolgreichen Abschluss der Verifikation, wird German Escrow einen Verifikationsbericht erstellen und den Parteien eine Kopie zur Verfügung stellen. Das Material wird, wenn es fehlerfrei ist, als Dual-Deposit an einem sicheren Ort hinterlegt. Wir verwalten zudem die zukünftigen Hinterlegungen basierend auf den vertraglich vereinbarten Releasezyklen. Im Falle des Eintretens eines Herausgabeereignisses, wird der Lizenznehmer die Parteien darüber in Kenntnis setzen und das vertraglich festgeschriebene Herausgabeverfahren beginnt. Wenn sich das Eintreten des Herausgabeereignisses bestätigt, wird das Material an den Lizenznehmer freigegeben.

Typische Herausgabeereignisse:

Insolvenz des Lizenzgebers
Geschäftsaufgabe des Lizenzgebers
Lizenzgeber verletzt Wartungs- oder Pflegeverpflichtungen
Lizenzgeber veräußert die geistigen Eigentumsrechte an der Software an einen Wettbewerber oder verschmilzt mit einem anderen Softwareunternehmen
Softwareprodukt wird eingestellt

3. Warum benötigen Sie Software Escrow?

Viele Branchen sind aufgrund von gesetzliche Bestimmungen und Regularien, wie z.B. BAFIN und BSI, auf Escrow im Rahmen ihrer IT Notfallplanung angewiesen. Selbst wenn Ihr Unternehmen nicht solchen Regularien oder gesetzlichen Bestimmungen unterliegt, sollten Sie Ihre Investitionen und Geschäftsabläufe schützen. Escrow stellt dabei nicht nur „Best Practice“ in der IT Notfallplanung dar, sondern leistet einen hohen Beitrag zur Begrenzung von Managementhaftung, egal aus welchem Grund der Ausfall ihrer geschäftskritischen Software zur Beeinträchtigung Ihrer Unternehmensabläufe führt. Aus technischer und rechtlicher Sicht besteht die einzige Möglichkeit zur Geschäftsfortführung, im Falle des Ausfalls einer geschäftskritischen Softwareanwendung, darin den Quellcode und die notwendige Dokumentation zu besitzen, um die Software selbständig zu warten oder diese Wartung durch einen Dritten übernehmen zu lassen. Ausser in Fällen in denen Ihr Unternehmen den Quellcode und die Rechte daran bereits erworben hat, haben Sie in der Regel keinerlei Zugriff darauf. Escrow unterstützt Sie dabei dieses Risiko abzusichern.

In den folgenden Fällen sollten Sie eine Escrow Absicherung unbedingt zu erwägen:

Sie verwenden geschäftskritische Softwareanwendungen
Sie sind nicht der Eigentümer des Quellcodes der Software
Ihr Unternehmen ist behördlich reguliert oder unterliegt gesetzlichen Bestimmungen
Beim Ausfall Ihrer Anwendung sind sie gegenüber Kunden oder Partnern zu Schadenersatz oder Haftungsansprüchen verpflichtet

Wenn einer der oben stehenden Punkte auf Ihr Unternehmen zutrifft, kann Ihnen Software Escrow dabei helfen Ihre IT Risiken zu minimieren und einen wirkungsvollen Notfallplan zu entwickeln.

4. Wann sollte Software Escrow erfolgen

In den Verhandlungen zur Lizenzvereinbarung sollte die Escrow Vereinbarung aufgenommen und die Bedingungen dafür abgestimmt werden. Idealerweise sollten die Bedingungen der Escrow Vereinbarung die Bedingungen der Lizenzvereinbarung widerspiegeln. German Escrow wird alle Parteien beratend unterstützen und nach der finalen Abstimmung den Hinterlegungsprozess initiieren.

Sollte eine Escrow Vereinbarung während der Lizenzverhandlungen nicht bedacht worden sein oder die Softwareanwendung erst nachträglich als kritisch eingestuft werden, ist der Abschluss einer Escrow Vereinbarung auch nachträglich jederzeit möglich, sofern alle Parteien dem Prozess zustimmen.

5. Software Escrow Details

Jede Hinterlegung unter einer Escrow Vereinbarung ist einzigartig. Um sicherzustellen, dass das hinterlegte Material im Falle des Eintritts eines Ausgangsereignisses verwendet werden kann, enthält folgende Übersicht die Mindestanforderungen die eine Hinterlegung unter einer Escrow Vereinbarung erfüllen sollte:

Übersicht und sichere Verwahrung des hinterlegten Materials nach einer „Deposit Road Map“
Allgemeine Informationen zum hinterlegten Material:
- Allgemeine Beschreibung der Software
- Beschreibung des zur Hinterlegung verwendeten Datenträgers
- Auflistung aller Drittparteienanwendungen die zur Erstellung und Nutzung der Software benötigt werden.
- Parameter und Konfigurationseinstellungen, die für einen erfolgreichen Build und die Installation der Software nötig sind.
Datenträgerzugriffsinformationen (Media Access)
- Details zur Verschlüsselung und Passwörter
- Datenextrahierungsinformationen und Archivdienstprogramme
- Art des zu erwartenden Quellcodes / Sprache (java, c++, etc.)
- Falls möglich, Kontaktdaten des Entwicklers
Informationen zum Build (Buildanleitung) und Dokumentationen
- Auflistung der Buildabhängigkeiten der Anwendung
- Auflistung und Details der Entwicklungsumgebung und für den Build benötigte Konfigurationen
- Hinterlegung sämtlicher selbstentwickelten oder nicht frei zugänglicher Kompilierungs- und Buildtools
- Schritt für Schritt Build Anleitung
- Erforderliche Designinformationen wie Quellcodearchitektur und Modulinteraktionen
- Schnittstellen / API Dokumentation
Smoke Test Informationen
- Skripts und/oder
- Prozesse die die Prüfung des erfolgreichen Builds und die Lauffähigkeit der Software unterstützen

6. Welche Verifikationsstufe benötigen Sie?

Während eine solide Escrow Vereinbarung als Grundstein des IT Notfallmanagements unerlässlich ist – ist es wichtig, sicherzustellen, dass alle zur Fortführung der Software benötigten Materialien hinterlegt sind und im Herausgabefall wie erwartet funktionieren. German Escrow bietet Ihnen daher eine breite Palette an Standardverifikationsstufen an, die abhängig von Ihren Anforderungen Anwendung finden sollten.

Jede Verifikation ist so konzipiert, dass sichergestellt wird, dass das hinterlegte Material vollständig ist und verwendet werden kann, falls ein Herausgabeereignis eintritt.

Wir unterstützen Sie während des Auswahlprozesses einer Verifikationsstufe und werden Ihnen erst eine Empfehlung aussprechen, wenn German Escrow die Besonderheiten Ihrer Anwendung, Ihres IT Notfallplans und Ihrer IT Umgebung hinterfragt und abgeklärt hat.

Folgende Hauptkriterien definieren die Auswahl der Softwareverifikation:

Sie wollen sicherstellen, dass die Hinterlegung das richtige Material enthält, das Material vollständig ist und es in der IT Umgebung des Entwicklers funktioniert. (Basis Verifikation)
Sie wollen sicherstellen, dass die Applikation unabhängig außerhalb der IT Umgebung des Entwicklers reproduziert werden kann. (Unabhängige Verifikation)
Sie möchten sicherstellen, dass die Anwendung innerhalb der IT Umgebung des Lizenznehmers erstellt werden kann. (Herausgabesimulations Verifikation)

Alle oben genannten Verifikationsstufen können wir Ihnen als Standardoptionen „Out-of-the-Box“ anbieten. Falls unsere bestehenden Verifikationsstufen Ihren Anforderungen nicht genügen sollten, haben wir bisher immer eine kundenspezifische Lösung gemeinsam mit unseren Kunden erarbeitet.

7. Software Escrow Vereinbarung

German Escrow bietet verschiedene Arten von Software Escrow Vereinbarungen. Die gängigsten Software Escrow Vereinbarungen sind Einzel-Lizenz und Multi-Lizenz Vereinbarungen.

Einzel-Lizenz Software Escrow Vereinbarung:

Eine Einzel-Lizenz Software Escrow Vereinbarung, auch als „Drei-Parteien Software Escrow Vereinbarung“ bezeichnet, findet Anwendung, wenn nur ein Lizenznehmer unter der Software Escrow Vereinbarung geschützt werden soll. Dies ist in der Regel der Fall, wenn es sich bei der Softwareanwendung um Individualsoftware handelt und diese speziell auf den Lizenznehmer zugeschnitten ist oder für diesen entwickelt wurde.

Software Escrow speziell für Softwareanwendungen
Eigenständige Vereinbarung für einen Lizenznehmer und eine Softwareanwendung
Vertragsbedingungen können individuell vereinbart werden
Vereinbarung wird zwischen dem Lizenznehmer, dem Lizenzgeber und German Escrow geschlossen

Multi-Lizenz Software Escrow Vereinbarung:

Eine Multi-Lizenz Software Escrow Vereinbarung, auch als „Zwei-Parteien“ oder „Mehr-Parteien“ Software Escrow Vereinbarung bezeichnet, findet Anwendung, wenn mehrere Lizenznehmer unter einer Escrow Vereinbarung abgesichert werden sollen. Es ist zu beachten, dass diese Form der Escrow Vereinbarung nur für Standardsoftware ohne kundenspezifische Anpassungen Verwendung finden kann und in der Regel keine kundenspezifischen Anpassungen in der Escrow Vereinbarung vorgenommen werden können.

Software Escrow für Standardsoftware
Abschluss für mehrere Lizenznehmer und eine Softwareanwendung
Vertragsbedingungen können nicht für einzelne Lizenznehmer abgeändert werden
Die Escrow Vereinbarung wird initial zwischen dem Lizenzgeber und German Escrow geschlossen
Lizenznehmer können der bestehenden Vereinbarung mit der Zustimmung des Lizenzgebers durch Unterbreitung einer Beitrittserklärung beitreten.

Weitere Software Escrow Vereinbarungen, wie z.B. Multi Lizenzgeber, Multi Produkt oder Distributoren Vereinbarungen, sind auf Nachfrage erhältlich. Um mehr zu erfahren oder kundenspezifische Anforderungen mit German Escrow zu besprechen, kontaktieren Sie uns oder laden Sie sich Vertragsmuster hier runter.

Alle Vereinbarungen sind in deutscher und englischer Sprache verfügbar. Bei Bedarf können wir Ihnen auch bilinguale Vereinbarungen anfertigen.

Arten von Software Escrow Vereinbarungen

German Escrow bietet unterschiedliche Arten von Vereinbarungen. Die üblichsten sind:

Einzellizenzvereinbarungen und
Multilizenzvereinbarungen

1. Einzellizenzvereinbarung

Einzel-Lizenz Software Escrow Vereinbarung:

Software Escrow speziell für Softwareanwendungen
Eigenständige Vereinbarung für einen Lizenznehmer und eine Softwareanwendung
Vertragsbedingungen können individuell vereinbart werden
Vereinbarung wird zwischen dem Lizenznehmer, dem Lizenzgeber und German Escrow geschlossen

2. Multi-License Software Escrow agreement

Multi-Lizenz Software Escrow Vereinbarung:

Software Escrow für Standardsoftware
Abschluss für mehrere Lizenznehmer und eine Softwareanwendung
Vertragsbedingungen können nicht für einzelne Lizenznehmer abgeändert werden
Die Escrow Vereinbarung wird initial zwischen dem Lizenzgeber und German Escrow geschlossen
Lizenznehmer können der bestehenden Vereinbarung mit der Zustimmung des Lizenzgebers durch Unterbreitung einer Beitrittserklärung beitreten.

Alle Vereinbarungen sind in deutscher und englischer Sprache verfügbar. Bei Bedarf können wir Ihnen auch bilinguale Vereinbarungen anfertigen.

3. Passive Software Escrow Vereinbarung

Passive Escrow Vereinbarungen sind den herkömmlichen Software Escrow Vereinbarungen sehr ähnlich und als Einzel-Lizenz Software Escrow Vereinbarung oder Multi-Lizenz Software Escrow Vereinbarung verfügbar.

Eine Passive Escrow Vereinbarung wird zwischen dem Lizenzgeber und German Escrow geschlossen. Die Vertragsbedingungen werden daher bilateral abgestimmt. Der Lizenzgeber meldet einen neuen Lizenznehmer an German Escrow und German Escrow sendet eine Bestätigung über die Registrierung des Lizenznehmers unter der Vereinbarung an alle Parteien. Ab diesem Zeitpunkt ist der Lizenznehmer gemäß den Bedingungen der Vereinbarung abgesichert.

Der Vorteil einer passiven Escrow Vereinbarung ist, dass der Lizenznehmer nicht aktive Vertragspartei unter der Escrow Vereinbarung wird und keine Vereinbarung unterzeichnen muss. Der Lizenznehmer profitiert nur von der Escrow Vereinbarung, ohne dass er irgendwelche Verpflichtungen erfüllen muss, bis ein Herausgabeereignis eintritt. Oft beschleunigt dies den juristischen Prozess zur Umsetzung einer Escrow Vereinbarung und vereinfacht daher die Implementierung erheblich, da der Lizenznehmer keine rechtlichen Ressourcen benötigt, um die Vereinbarungen zu prüfen. Es ist jedoch zu beachten, dass der Lizenznehmer die Vertragsbedingungen nicht mitbestimmen kann.

Alle Vereinbarungen sind in deutscher und englischer Sprache verfügbar. Bei Bedarf kann German Escrow Ihnen bilinguale Vereinbarungen erstellen.

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